자네, 공문 보낼 줄은 아나? 신입사원이 반드시 알아야 할 공문 작성법
잡코리아 2016-08-23 14:27 조회수190,645
공문이란 공공 기관이나 단체에서 공식으로 작성한 서류를 의미한다. 일반적으로 공문은 업무협조를 요청하기 위해 작성하는 경우가 많으며 그렇기 때문에 그 목적을 보다 분명히, 보다 간결하게 전달해야 한다. 또한 한 회사를 대표하는 문서이기 때문에 적절한 규격과 양식에 맞추어 깔끔하게 작성하여야 한다.
회사 공문은 사내에 배포되는 사내공문과 외적으로 배포되는 사외공문 두 가지로 나눌 수 있다. 사내공문은 공문 발송 부서의 가장 높은 책임자의 직인을 찍어 배포하는 것이 일반적이며, 사외공문의 경우 회사 대표이사의 직인이 필요하다.
공문은 두문-본문-결문으로 구성이 된다. 이에 맞추어 각각의 부분에 어떤 내용이, 어떻게 들어가면 좋을지 함께 알아보자.
(이미지 : 잡코리아 좋은일 연구소 DB)
1. 두문
가장 첫 줄에는 문서 종류의 구별 없이 문서를 발송하는 기안자가 소속된 기관명을 입력한다. 이때, 로고를 사용을 해도 좋다. 다음으로 시행일자, 수신, 참조를 기재한다.
수신자는 항상 공문을 받을 곳의 해당 기관장을 쓴다. 기관장 명의로 오지 않은 문서는 공적인 효력이 없다는 것을 반드시 참고하자. 또한 문서 발송 시 거쳐서 가는 부서가 있다면(경 유)에 입력하면 된다. 보통의 경우 공란으로 처리한다.
참조는 실제로 문서를 받아 처리하는 곳으로, 공문을 전해 받을 곳의 실제 담당자나 담당 부서장으로 작성해주면 된다. 만약 내부기안이나 내부결재의 경우 수신자를 내부 기관장으로 작성하면 된다.
2. 본문
본문은 제목 및 내용 등으로 구성된다.
1) 제목
공문의 제목은 최대한 간결하고 명확하게 전달해야 하기 때문에, ‘-요청/-안내/-공지/-통보/-의뢰’와 같이 되도록이면 명사형으로 끝마무리를 하는 것이 좋다.
2) 내용.
본문의 내용은 수신기관의 발전 기원 -> 발신회사 소개 -> 문서 발신 사유 순으로 기재한다.
수신기관의 발전 기원은 보통 ‘귀사의 무궁한 발전을 기원합니다’로 시작하는 것이 적당하다. 이후 본격적 내용은 전달하고자 하는 내용을 간결하면서도 명확하게 기술하여야 한다. 또한 일반적으로 내용의 마지막에 ‘다시 한번 귀사의 발전을 기원하며’로 마무리 한다.
첨부파일의 경우 붙임의 항목에 기재하면 된다. 붙임 문서가 한가지 일 경우 순번을 부여하지 않고, 두 개 이상일 경우에는 순번을 부여한다. 이 붙임 문서를 이용하여 공문은 딱 한 페이지만 작성하는 것이 가장 좋다.
본문 내용의 마지막은 ‘끝.‘으로 마무리를 하는데, 본문의 마지막에 두 칸을 띄우고 ‘끝.’ 을 붙여주면 된다.
3) 형식
내외공문의 경우 회사 대 회사의 문서이므로 낮추어 표현할 필요가 없으며 ‘귀사’는 ‘귀관’이나 ‘귀청’으로 때에 따라 바꾸어야 한다.
내용의 번호는 1->가->1)->가)->(1)->(가) 순으로 들여쓰기를 한다. 하지만 공문은 간결성을 요구하기 때문에, 세부적인 사항의 경우 별도의 첨부파일을 만들어 번호가 셋째 항목 이상으로 내려가는 경우는 많이 없다.
공문의 본문 양식이나 내용은 회사를 대표하는 문서이기 때문에, 보내기 전 수 차례 확인작업이 필요하다.
3. 결문
결문의 작성 목적은 해당 문서가 발송기관 내부에서 정식적으로 처리되었다는 것을 보여주며 혹시나 문제가 생겼을 때 담당자끼리의 협의를 위해 만들어 놓은 부분이다. 결문은 발신명의와 수신처란 등으로 구성된다.
1) 발신명의
문서를 마무리 할 때 마지막으로 기관장의 날인이 찍힐 곳을 입력해야 한다. 발신명의는 공문을 보내는 기관의 기관장을 적으면 된다. 발신명의를 입력한 후에는, 문서에 기관장의 ‘장’ 글자 부분에 날인을 해서 문서가 공적인 효력을 가질 수 있도록 한다.
2) 수신처란
결문에는 보통 담당자, 주임 및 대리, 과장, 부장(팀장)의 이름을 입력하고, 문서번호, 우편번호, 주소, 전화번호, 팩스번호를 기재하며 담당본부와 담당자 이름, 직통 전화번호를 기입한다.
문서번호는 기업마다 임의로 정해진 번호가 있다. 사내공문, 사외공문의 경우에 따라 차이가 있을 수도 있지만 보통 ‘년도+월일+순번’의 조합에 의해 생성된다. 요즘은 전자결재를 하는 경우가 많은데 이런 경우 자동으로 문서번호가 생성된다.
잡코리아 좋은일 연구소 ㅣ 이상겸 인턴 y_cando@
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