최근 성과관리를 위해 시스템을 활용하는 것이 보편화되고 있다. 성과관리 시스템을 마련하는 방법에는 크게 두 가지가 있는데, SI 업체를 통해 자체 구축하거나 시중의 성과관리 HR SaaS를 사용하는 것이다. 자체 구축과 SaaS 활용 사이에 는 장점과 단점의 차이가 명확하게 존재한다. 우리 기업에 적합한 성과관리 시스템 활용법을 찾기 위한 노력이 필요한 시점이다. 

기업에서 '사람'과 관련된 일은 모두 인사팀과 관련이 있기에 인사 영역은 무척 다양하다. 회사와 처음 인연을 맺게 되는 채용부터 회사 생활 중 마주하게 되는 근태관리, 평가 및 승진, 복리후생, 부서 이동 등 다양한 것들이 'HR 제도'라는 이름으로 불리며 이는 곧 인사팀에서 관리하는 영역에 해당한다. 그렇기에 HR 솔루션이 다루어야 하는 영역 또한 광범위하다. 기존에는 인사의 모든 영역을 자체 툴을 구축해 해결하는 것이 일반적이었으나, 최근에는 영역별로 이미 구축되어있는 HR 솔루션을 활용하는 사례가 늘고 있다. HR 시스템을 직접 구축하는 방식과 HR SaaS(Software as a Service)를 이용하는 방식의 특징을 HR의 중요 영역 중 하나인 '성과관리' 측면에서 살펴보고자 한다.

▶ 성과관리 시스템, 왜 필요할까?

인사 영역에 시스템이 도입된지는 그리 오래되지 않았다. 과거에 인사팀은 '사람'과 관련된 업무라는 이미지로 인해 사무실에 앉아있기보다는 구성원들을 만나서 대화하는 것이 주된 업무라는 인식이 있었다. 그러나 이제는 구성원들과 관련된 다양한 데이터들을 축적하고 이를 분석함으로써 HR 관련 의사결정을 하는 것이 더욱 보편화되고 있기에 HR 영역에서 데이터를 모으고 활용하기 위해 시스템을 사용하는 것이 당연시되고 있다.

HR 시스템은 채용, 근태관리, 급여정산, 성과관리 등 다양한 영역을 다룬다. 그중에서도 성과관리 시스템은 회사의 성과를 높이기 위해서는 구성원들의 성과를 관리할 필요가 있다는 점에서 착안, 구성원의 성과에 영향을 미칠 수 있는 다양한 요소들을 시스템을 통해 지원하고 관리함으로써 조직의 성과 창출에 기여하는 것을 목적으로 한다. 따라서 성과관리 시스템은 성과와 관련된 영역을 데이터로 수집한다. 주로 목표를 기록하고 목표의 진행 상황을 살펴볼 수 있는 목표 체크인, 성과를 돕기 위한 원온원 혹은 피드백, 성과 결과를 기록하기 위한 평가 기능이 포함된다.

특히 애자일(Agile)한 성과관리가 주목받으며 성과관리 영역에서 툴(Tool)을 사용하는 것이 더욱 보편화됐다. 애자일 성과관리는 기민한 성과관리를 의미하며 연초에 세운 목표를 연말까지 유지하기보다는 상황에 따라 목표를 변경할 수 있는 유연한 목표체계, 연 1회의 평가가 아닌 프로젝트 단위 혹은 최소 분기 단위로 이루어지는 수시 리뷰, 평가 시즌 외에도 자유롭게 이루어지는 상시 피드백 등을 특징으로 한다.

이처럼 기민한 성과관리는 빠르게 변화하는 환경에 따라 성과의 개념을 재정의하고 변화된 성과의 기준에 따라 여러 명에게 지속적으로 피드백을 받는 것이 중요하다. 그렇기에 이를 기록하고 데이터베이스화 할 수 있는 시스템이 필요하다. 특히 최근 구성원의 중심축으로 떠오르고 있는 MZ세대는 SNS 사용에 익숙하기에 즉각적인 피드백을 선호한다는 점을 감안했을 때, 성과관리 시스템을 통해 손쉽게 성과를 기록하고 피드백을 주고받을 수 있는 환경을 조성하는 것은 MZ세대 구성원들과 함께 기민한 성과관리 문화를 만들어나가는 과정의 첫 단추라고도 할 수 있다.

해외에서는 성과관리를 위해 툴을 사용하는 것이 국내에 비해 익숙한 편이다. 마이크로소프트는 2016년 '커넥트(Connect)'라는 성과관리 시스템을 도입했다. 해당 시스템을 통해 리더들은 구성원과 협업했던 동료들의 피드백을 토대로 코칭을 준비하고, 구성원들은 앞으로 자신이 개선해야 할 영역, 학습이 필요한 부분을 입력함으로써 매니저와의 미팅을 준비할 수 있다. 제조회사인 GE 또한 'PD@GEPerformance Development@GE' 앱을 통해 성과를 관리하는데, 이는 매니저와 직원 간의 대화를 기록할 수 있는 공간과 모든 동료와 상시로 피드백을 주고받을 수 있는 공간으로 구분된다.

이때 시스템의 기록은 자동으로 분석되어 한 해의 키워드를 담은 요약 보고서로 발행되고 구성원과 리더는 이를 기반으로 한 해에 대한 리뷰를 진행하는데, 해당 보고서는 승진과 보상의 근거자료로 활용되기도 한다. 이러한 자체 개발 툴뿐 아니라, Lattice, leapsome, 15Five 등 성과관리 HR SaaS 또한 많이 활용되고 있다. 해외의 성과관리 HR SaaS는 공통적으로 OKR 관리, 상시적인 목표 체크인, 수시 피드백, 원온원 미팅 기능 등을 포함해 성과관리를 지원한다.

▶ 성과관리 시스템 자체 구축 vs HR SaaS 이용

이처럼 성과관리를 위해 시스템을 활용하는 것이 보편화되고 있기에 국내 HR담당자들 또한 '성과관리 시스템을 어떻게 마련할 것인가?'에 대한 고민을 하게 된다. 성과관리 시스템을 마련하는 방법에는 크게 두 가지가 있다. SI 업체를 통해 자체 구축하거나 시중의 성과관리 HR SaaS를 사용하는 것이다.

SI 업체를 통한 HR 시스템 자체 구축은 IT 시스템에 대한 전반적 개발, 유지보수를 SI 업체를 통해 아웃소싱하는 것을 의미한다. 이 경우, 우리 조직에서 필요한 기능을 중심으로 설계해 조직에 익숙한 방식으로 조직에 딱 맞게 시스템을 구축할 수 있다는 것이 가장 큰 장점이다. 또한 SI 업체에 유지보수를 함께 계약하는 경우 새롭게 필요한 기능에 대해 빠르게 대응할 수 있다.

반면, 하나의 시스템을 새롭게 구축해야 한다는 점에서 HR SaaS를 이용하는 것은 금전적, 시간적 비용이 많이 소요된다. 단순 구축비용뿐 아니라, 구축을 위해 HR팀에서 투입해야 하는 시간이 있다는 점에서 SI를 통한 자체 구축을 검토할 때에는 이를 지원할 HR 리소스가 충분한지를 확인해야 한다. 이때 HR담당자가 개발에 대한 지식을 보유하고 있고, SI 업체가 HR에 대한 기본적인 지식을 갖춰야 효과적인 의사소통이 가능하다는 점도 리스크다. 더불어 성과관리 시스템을 구축한 후에도 지속적인 유지보수는 필수이며 일반적으로 5년 주기로 시스템을 재구축해야 한다.

한편, 성과관리 SaaS를 이용하는 것은 이미 만들어져있는 클라우드 기반의 HR 소프트웨어를 구입해 활용하는 방식을 의미한다. 주로 월 구독형이며 인당 비용이 청구된다. HR SaaS의 장단점은 SI의 장단점과 정반대이다. SaaS의 가장 큰 장점은 시스템 구축에 별도의 시간이 필요하지 않으며 초기 구축비용이 들지 않는다는 점이다. 이미 개발된 소프트웨어를 사용하는 것이기에 HR담당자가 개발 지식을 보유할 필요가 없다.

다만 이미 만들어진 소프트웨어를 이용하기 때문에 우리 조직에 딱 맞는 SaaS를 찾기는 어렵다. 조직에서 필요로 하는 기능이 없을 때, 자체 구축 시스템은 SI 업체에 개발비를 지급하고 해당 기능을 개발할 수 있지만, 범용성이 중요한 SaaS에서는 개발 요청한 기능이 해당 조직의 특수성에 기반한 기능이라면 반영될 확률은 무척 낮다. 혹은 반영되더라도 오랜 기간이 소요된다. 또한 SaaS는 각 조직에서 익숙한 용어나 업무처리 방식이 아닌, 범용적으로 사용할 수 있는 용어와 프로세스를 중심으로 설계됐다보니 SaaS에서 제공하는 기능에 맞춰 HR팀이 일하는 방식을 바꾸어야 하는 경우도 발생한다.

▶ 새로운 형태의 '모듈형 HR SaaS'

최근 SaaS 업체에서는 SaaS의 단점을 보완하기 위해 모듈형 SaaS를 개발 중에 있다. 모듈형 SaaS는 각 기능을 모듈로 개발해 맞춤형 개발이 어려운 SaaS의 문제를 해소하고자 한 것이다. 모듈(Module)은 구성요소를 의미하기에 모듈형 SaaS는 각 기능을 개별의 모듈로 개발한다. 이처럼 기능을 잘게 쪼개 모듈로 개발할 경우, 기업의 니즈에 맞게 모듈을 혼합해 해당 조직만의성과관리 시스템을 지원할 수 있다는 장점이 있다. 레고 블록을 통해 다양한 건물을 쌓는 장면을 떠올리면 이해하기 쉽다.

SI 업체를 통한 시스템의 자체 구축과 모듈형 HR SaaS의 차이점은 '표준화'에 있다. SI를 통해 개발된 시스템은 커스터마이징이 핵심이기에 기업의 니즈에 따라 각기 다르게 개발이 진행된다. 반면 모듈형 SaaS의 경우 특정 니즈를 충족하기 위해 핵심적으로 구축되어야 하는 기능을 설계하는 것에 초점을 맞추기에, 모듈이 구축된 후 해당 모듈을 활용해 다양한 니즈를 충족할 수 있다.

예를 들어 항공기 일정 시스템과 성과관리 시스템을 연동해 항공 스케줄을 토대로 평가를 진행하고자 하는 경우, SI를 통해 개발된 시스템은 고객사의 특정 항공 일정 시스템과 성과관리 시스템을 연동하는 것에 초점을 맞춘다. 그러나 모듈형 HR SaaS는 '일정 기반의 프로젝트 데이터'에 초점을 맞춰 특정 프로젝트명, 일자 및 시간 정보, 참여한 직원 정보 등 특정 시스템에서 받아와야 하는 값을 정의하고 이를 성과관리 시스템과 연결하는 표준화된 모듈을 설계하는 것에 초점을 맞춘다.

따라서 해당 모듈을 활용하면 <그림 1>과 같이 일정을 토대로 구성되는 다양한 시스템과 손쉽게 연동이 가능하다. 만약 프로젝트명, 기간, 참여자가 명시되어 있는 개발 프로젝트와 연동하면 개발 프로젝트 1건이 끝날 때마다 마감일을 기준으로 프로젝트 참여자 간 상호평가를 진행할 수 있다. 혹은 변호사, 회계사 등의 프로젝트 참여 시간을 관리하는 타임리포트 관리 툴과 연동해 프로젝트 단위로 동료평가를 운영할 수도 있다. 

SI 업체를 통해 자체 구축한 시스템은 특정 기능이 필요할 때 추가 개발이 필요하다는 점에서 투입되어야 하는 시간과 비용이 큰 반면, 모듈형 HR SaaS는 이미 개발된 모듈을 추가하는 것만으로도 손쉽게 추가 기능을 이용할 수 있다는 장점이 있다.

Posted by 구자욱 디웨일 대표

본 기사는 월간 HR Insight 2024. 3월호의 내용입니다. 

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