사무환경 전문 기업 퍼시스는 지난 11월 7일, 열렬한 호응과 함께 나흘간에 걸쳐 진행된 '퍼시스 사무환경 세미나 위크 2023'을 성황리에 마쳤다. 

'직원경험을 디자인하다'라는 주제로 서울 퍼시스 커뮤니티 오피스에서 열린 이 행사는 다양하고 알찬 세션으로 널리 주목받았다.  

▶ 직원경험을 디자인하다

_김정윤 퍼시스 사무환경연구팀장 

코로나 팬데믹 사태를 겪은 지난 4년 동안 근무 환경과 형태에 관한 논의가 상당히 치열하게 이뤄졌다. 이전엔 인원과 규모에 맞춘 효율적인 공간 실현이 목표였다면 지금은 구성원의 의견을 발견해 좋은 경험을 내재화하면서 성과 창출까지 도모하는 방향으로 오피스를 구성한다. 앞서 소개한 변화와 더불어 퍼시스는 올해 세 가지 트렌드 키워드에 주목했다. 바로 몰입과 정서적 케어, 그리고 친환경 실천이다. 

최근 각광 받은 각종 스마트 워크 툴은 업무 편의를 높이지만, 끊임없는 알림으로 주의력을 분산시키곤 한다. 따라서 북미 최대 규모의 사무가구 박람회인 네오콘(NeoCon)은 몰입을 목표로 높은 파티션과 아늑한 데스크 셋업 분위기를 제안했다. 그런가 하면 신체적 자극이나 자연의 소리가 두뇌 집중 모드로 이어진다는 사실에 착안해 조성한 사무환경이 눈길을 끌고 있다. 같은 맥락에서 유한킴벌리와 같이 자연을 활용한 그린 오피스 구성이나 공기정화식물 배치로 스트레스 지수를 낮춘 사례는 과연 눈여겨볼 만하다. 자리당 면적 확대로 심적 여유를 주는 방법 역시 열렬한 호응을 얻고 있다. 

한편, 전 세계적으로 정서적 케어가 화두로 떠오르고 있다. 한국은 2018년 고독부를 신설한 영국이나 자살률 상승에 대응해 고독 담당 장관을 임명한 일본의 상황과 다르지 않으며, 초고령 사회로의 진입은 이러한 상황을 더욱 심화시킬 전망이다. 따라서 기업에서는 소속감과 정체성을 부여하기 위해 대화할 수 있는 장소인 라운지를 갖추기 시작했다. 해당 장소에선 계절 따라 콘셉트를 바꾸거나 맞춤형 건강 관리, 스트레스 상담 등 다채로운 라이프 케어 서비스를 제공한다. 일례로 LG에너지솔루션은 500평에 이르는 63층 라운지에 카페나 푸드 트럭, 오락실, 수면실, 명상실, 스크린 골프장 등을 열어 직원들의 재충전 공간으로 활용한 바 있다. 

그럼 마지막 키워드를 살펴보자. 세계적으로 기후변화가 한창인 가운데 인도네시아 자카르타에선 재택근무를 권고할 정도로 대기 오염이 극심해졌다. 이제 환경 보호는 인류 생존을 위한 필수적인 요소가 됐으며, 기업에선 ESG 경영에 동참하는 한편, 친환경 인증 오피스 형성에 뛰어들고 있다. 대표적 사례인 네이버 제2사옥 1784는 태양광 발전 패널, 고단열 외장 유리, 개별 스마트 제어 시스템 등 에너지 절감 인프라를 사전 설계해 단위 면적당 연간 에너지 사용량을 다른 업무시설 대비 34% 이상 줄였다. 

앞으로는 세 가지 키워드와 함께 고용주 브랜드, 즉 회사 평판이 중요해질 것이다. 당연히 내부에서의 긍정적인 직원경험은 우수한 조직문화로 이어지기 마련이다. 아울러 ▲부정적인 오피스 경험 타개 ▲자연스러운 직원-조직 간 소통과 연계 ▲구성원 피드백 반영 ▲브랜드의 시각화 등이 같이 이뤄질 때 시너지 효과를 기대할 수 있다. 

▶ 브랜드 경험과 조직문화의 시작점

_이기범 기아 비즈니스지원2팀 책임 

기아는 작년에 브랜드 경험과 조직문화를 사무환경에 담기 위해 TF팀을 1년간 운영했다. 아울러 다각도로 노력한 끝에, 마침내 올해 4월, 설계에서 시공까지 총 5개 층 전체 인테리어를 효과적으로 바꿀 수 있었다. 

일반적으로 브랜드 경험이라고 하면, 고객이 주요 대상으로 여겨지기 마련이다. 예를 들어 기아에 대한 이미지는 차량 디자인, 구매를 위해 방문하는 지점 인테리어나 행사, 각종 사회공헌 활동 등에서 비롯된다고 할 수 있다. 그렇다면 내부 구성원 역시 같은 생각일까?

2022년 3월 TF팀에서 고심한 바는, 직원의 브랜드 아이덴티티가 고객이 떠올리는 경지 이상이어야 한다는 데 있었다. 지난 2020년 기아는 대대적인 브랜딩 리뉴얼을 진행했으나 대중에겐 여전히 내연기관차와 전기차를 제조하는 자동차 회사란 인식이 또렷했다. 앞서 혁신적인 브랜드 아이덴티티를 선포한 만큼, 모든 구성원이 해당 가치를 제대로 내재화한다면 대외적 시선 또한 달라지도록 촉진할 수 있을 터였다.

명확하게 다시 정의하자면, 기아는 이동 수단과 관련된 모든 제품·서비스, 그리고 IT 기술 콘텐츠를 선보여 더 나은 일상 속 경험을 부여하는 회사로 거듭나고자 리브랜딩을 진행했다. 따라서 TF팀은 직원들의 사무환경을 바꿀 당시 두 가지 목표를 수립했다. 고객이 떠올려야 할 브랜드 이미지를 선제적으로 직원에게 경험시키고, 새로운 브랜드 아이덴티티를 완성하기 위한 업무에 몰입하도록 공간을 배치하는 것이다. 

따라서 무브먼트 인스파이어스 아이디어(Movement Inspires Ideas), 즉 생각이 시작되는 공간과 시간을 완성하기로 했다. 또, 5만 명에 달하는 전 직원이 브랜드 이미지 달성을 위해 협력해 함께 이뤄가는 조직문화를 만들고자 했다. 다시 말해 모빌리티 솔루션 회사로 거듭나기 위해 '과감히 한계에 도전'하고, 미래 잠재고객과 세상에 더 나은 솔루션을 제공하기 위해 '사람을 생각'하고, 그 솔루션을 정하는 과정에서는 치열하게 토론하며 '함께 더 멀리 나아가고', 토론의 결과로 정해진 역할과 책임에 대해서는 달성하기 위해 '서로 힘을 실어주고', 이 모든 과정을 지속적으로 모니터링하며 추진해 '어제보다 더 나은 오늘을 추구한다'는 의미이다. 물론 가치 내재화의 기본은 교육이지만, 구성원이 실질적으로 느끼는 문화가 없다면 허사나 다름없다. 휴게 라운지와 1층 로비, 복도 등을 구성할 때 전시와 같은 고객경험의 체험 공간 구성과 브랜드 디자인 톤 앤 매너 시각화를 추진한 배경이다. 

그런가 하면 임원실, 채용면접실, 회의실 등에 서로 다른 개념의 조화와 융합이라는 로고 디자인 철학을 반영했다. 아울러 색과 소재, 동적인 표현의 곡선, 상승 등으로 직원이 '가치와 행동'이란 조직문화를 떠올리도록 했다. 또, 업무를 위한 최적의 면적을 고민하면서 공유 개념 적용으로 서로 협업하기 쉬우면서도 자율성과 신뢰를 부여하는 공간을 제공하고자 했다.

한편 업무 공간 좌석이나 공간 선택 시 각 팀 특성에 맞는 키오스크·PC·모바일 예약 시스템 적용으로 편의성을 높이면서 근태까지 관리할 수 있도록 했다. 참고로, 몰입이 필요하다면 집중 공간을 이용할 수 있다. 회의실은 투명한 유리로 개방감을 주면서 상황에 따라 스마트 글라스로 시선을 차단할 수 있도록 하고, 글로벌 허브HUB로서 내·외부를 폭넓게 연결하도록 다채로운 장비를 설치했다. 더불어 자체 구축 거점 오피스를 세미나실로 전환하고, 각 업무 몰입은 공유 오피스에서 하도록 장려하고 있다. 

더 나아가 앞으로는 공간 데이터 축적과 모니터링으로 시사점을 발견하고 보완·개선해 전 좌석 도킹 스테이션 설치 등 모빌리티를 강화하며 장점은 더욱 살리고자 한다. 

▶ 임직원 공간 만족도를 제고하는 커뮤니케이션 전략

_양해근 현대캐피탈 비즈니스 지원팀 매니저

현대자동차 그룹에 속해 있는 현대캐피탈은 자동차 금융 부문 선도기업으로 두각을 드러내고 있다. 2023년 3분기 기준 글로벌 총자산은 140조에 육박하며, 본업인 자동차금융을 비롯해 개인금융과 기업금융을 취급하며, 현재 캐피탈사에서는 압도적인 1위를 차지하고 있다.

아울러 내부에선 업무상 불필요한 과정은 과감히 생략하는 등 본질과 핵심에 집중하는 조직문화를 구성해 왔으며, 금융권 최초의 플렉스 타임제 운영으로 효율적인 시간 활용에 앞장서고 있다. 

원래 여의도 금융가에 있던 현대캐피탈은 2021년 11월 서울 중구로 이전했다. 이러한 상황에서 사무환경 설계에 대한 고민이 생겼다. 기존 여의도 사옥에서 디자인 완성도가 높은 공간에 머물다가 따로 독립한 만큼, 선제적으로 직원들이 주도하는 오피스 문화를 창출해 보고 싶은 생각이 있었던 까닭이다. 따라서 신속한 실무 추진을 위해 오피스 트렌드 분석과 구성원 의견 반영 목적의 협의체 운영에 박차를 가했다.

우선, 직원 협의체는 임원 10명과 직급과 연령, 성별 등이 서로 상이한 직원 20명이 자발적으로 참여하도록 구성했으며, 단체복, 호텔 숙박권 등 아이디어 추진에 대한 소정의 보상을 지급했다. 또, 2022년 2월부터 협의체 회의와 약 8가지 항목에 관한 세 차례의 설문을 시행하면서 전반적인 오피스 제반 사항, 기존 자율좌석제를 비롯한 시스템 운영 방향, 각종 복지제도 등을 논의했다. 더 나아가 오피스 입주 후 한 달간 생활해 본 피드백을 받기로 했다.

정리해 보면 먼저 설문조사를 비롯한 임직원 의견 수렴과 반영이 이뤄졌고, 주요 오피스 가구 브랜드 4개 사 현장 목업(Mock-up)과 제안 설명회가 이어졌다. 이로써 본부별 운영 방안을 선정하면서 층별 자율좌석 운영 체계가 분명해졌다. 아울러 라이프 측면에선 오피스 내 공급 커피 원두 시음, 식당 운영 방안 의견 교환, 직장 어린이집 원복 선호도 등에 대해 소통했다. 입주 피드백에 있어선 무려 800명의 직원이 적극적으로 참여해 개선 사항을 파악할 수 있었다. 

결과적으로 신사옥은 최근 대두하는 코지(Cozy), 즉 편안하고 가벼운 공간으로써 자연과 조화를 이루도록 간결한 디자인을 활용했다. 임대한 건물에서 A동 2층이 직장 어린이집, 7~17층은 총 3,700평 가량의 오피스인데 전용 오피스는 9개 층이다. 참고로 업무 공간은 네 가지 레이아웃으로 다양하게 조성했으며, 키오스크나 모바일 애플리케이션으로 예약해 활용할 수 있다. 또한 직원 전용 라운지, 다목적 세미나실, 프로젝트룸 등을 배정했으며 17층엔 8개 규모의 회의실을 운영하고 있다. 

이처럼 우리가 함께 만든 신사옥은 수평적이고도 유연한 소통과 협업, 디지털 기반 업무 환경, 임직원 케어 등을 구현한 공간이다. 게다가 비용 효율 측면에서 시너지 효과를 내면서 임직원 만족도는 눈에 띄게 상승했다. 물론 더 나은 오피스 구축을 위한 커뮤니케이션과 개선 혹은 보완은 여전히 현재진행형이다. 

본 기사는 월간 HR Insight 2023. 12월호의 내용입니다. 

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