1994년에 설립된 이오컨벡스는 국내 1세대 컨벤션 전문 기획사를 대표하는 기업 중 하나이다. 2003년 부산 국제컨벤션협회(ICCA) 총회를 진행하면서 업계의 주목을 받기 시작한 이오컨벡스는 이후 부산 벡스코에서 열린 2005년 아시아태평양(APEC) 정상회의, OECD 세계 포럼, 제6차 한일중 정상회의 등 굵직한 행사를 맡아 진행하며 업계에서의 위치를 공고히 해왔다. 지금까지 다수의 행사를 기획 및 운영하며 쌓아온 노하우를 바탕으로 향후 3년 이내에 국내 컨벤션센터가 있는 각 지역 거점에 파트너 PCO를 확보하고, 이후에는 해외로 그 영역을 확대한다는 계획이다. 우리나라 MICE 산업의 미래를 이끌어갈 MICE1본부 이지향 선임대리에게 직무 이야기를 들어보자.

IOCONVEX

MICE1본부
이지향 선임대리

자기소개 부탁드립니다.

만나서 반갑습니다. 이오컨벡스 사업본부 MICE 1본부에서 근무하는 이지향 선임대리입니다. 업무 연차는 올해로 4년 차입니다.

행사 기획에서 진행까지의 프로세스와 각 단계에서 유의할 점을 설명해 주세요.

하나의 행사가 열리기까지 많은 단계를 거치게 되는데, 이를 크게 행사 수주, 행사 준비, 진행, 행사 마무리의 네 단계로 나눌 수 있습니다. 행사를 수주하는 단계에서는 발주처의 제안요청서를 바탕으로 행사 목적과 컨셉을 반영한 제안서를 작성하는 것이 중요합니다. 이 제안서로 행사를 수주하여 본격적으로 행사를 준비하는 단계는 전체 프로세스에서 가장 긴 시간과 공이 드는 과정입니다. 행사 운영을 위한 전문 인력과 업체를 섭외하고 발주처와 소통하며 행사장 연출, 초청 및 관리, 홍보물 제작 등 행사에 필요한 모든 부분을 준비합니다. 행사를 진행하는 날에는 모든 관계자가 긴장을 늦출 수 없습니다. 행사 진행 중에 발생하는 돌발 상황에 빠르게 대처해야 하므로 각자의 자리에서 기민하게 움직여야 합니다. 행사를 무사히 마치고 나서는 결과보고서를 작성하고 사진이나 영상 같은 행사 기록물을 정리합니다. 이 자료가 나중에 다른 행사 기획 및 운영에 좋은 참고가 되므로 행사 준비 항목에 맞추어 꼼꼼하게 정리해 두는 것이 좋습니다.

Interview 01

일반 참관객이 참여하는 행사는 전략적인 홍보가 필수

선임님의 출근에서 퇴근까지 업무 일과가 궁금해요.

저는 출근 시간인 9시 30분보다 보통 15분 정도 일찍 출근합니다. 출근하면 우선 일일 업무 계획을 작성해 팀에 공유하여 업무 진행 상황을 확인하고 협업이 필요한 부분을 조율합니다. 이후 업무는 행사 진행 과정에 따라 다릅니다. 행사 준비 중 일정이 임박하면 바쁜 하루를 보내기도 하고, 행사 진행으로 외근이 잦은 기간이 있기도 합니다. 이렇게 업무를 수행하고 오후 5시 30분에 퇴근합니다.

근무하는 동안 기억에 남는 일을 말씀해 주세요.

2022년도 하반기에 진행했던 행사 중 전국 방방곡곡을 돌아다녀야 했던 행사가 있었습니다. 무거운 짐을 챙겨서 인천, 여수, 부산 등을 다니며 행사를 진행하는 것이 예상보다 체력 소모가 크더라고요. 극기 훈련을 하는 것 같다는 생각도 했는데, 팀원들과 우애도 쌓고 지역 맛집도 즐기는 재미있는 추억을 만들 수 있었습니다. 힘들었던 만큼 프로젝트 결과가 좋아서 더욱 큰 보람과 기쁨을 느끼기도 했고요.

성공적인 행사 운영을 위해서는 참관객의 호응도 중요할 것 같습니다.
행사 성격에 따른 홍보 및 마케팅 전략을 소개해 주세요.

행사에 대한 홍보나 참관객의 참여가 제대로 이루어지지 않는다면, 모든 부분에 실수가 없어도 성공적인 프로젝트라고 평가할 수 없으므로 행사 성격에 맞춘 홍보 활동이 매우 중요합니다. 행사를 성격에 따라 크게 두 가지로 나누면, 대통령 등이 참가하는 RVIP급 행사 및 UN, 유네스코와 같은 국제기구들이 진행하는 회의 성격의 행사와 일반 참관객의 참여가 중요한 기관 행사로 구분할 수 있습니다. 국가적인 차원에서 진행되는 행사는 참가자 명단이 정해져 있기 때문에 해당 기관에서 어떤 행사를 준비하는지 정확한 보도자료를 제공해 국민들이 이 내용을 인지하도록 하는 것이 중요합니다. 반면, 일반 참관객의 참여가 중요한 행사는 참관객의 관심사와 성향을 파악하여 SNS, 영상매체, 홍보 포스터 등 적합한 매체를 활용하여 참관객의 관심과 호응, 참여를 극대화해야 합니다.

Interview 02

영어 실력은 기본, 단순한 업무라도 현장 경험을 해보길

이오컨벡스에 입사한 과정을 들려주세요.

PCO는 컨벤션학과, 관광경영학과, 호텔경영학과 전공자가 많은 편인데, 저는 경영학을 전공했습니다. 영어에 자신이 있었고 사람 만나는 것을 좋아하는 저의 성향을 살릴 수 있는 직업을 고민하다가 PCO에 관심을 갖게 되었고, 1세대 컨벤션 법인으로 유명한 이오컨벡스에 지원해 입사했습니다. 비전공자로서 PCO를 꿈꾼다면, 영어와 현장 경험을 준비해서 충분히 도전해 볼 수 있다고 말씀드리고 싶습니다.

이 업무를 수행하기 위해 갖추어야 하는 역량에 관해 말씀해 주세요.

필수는 아니지만 ‘컨벤션기획사 2급 자격증’이 있다면 MICE 업계에 관한 관심과 역량을 어필하는 좋은 수단이 될 것입니다. 국제행사 진행을 위해서는 자유로운 영어 구사 능력이 필요하므로 꾸준히 영어 공부를 하시면 좋습니다. 그리고 행사의 기획, 진행, 마무리 과정에 챙겨야 하는 부분이 많으므로 꼼꼼한 사람이 좀 더 잘할 수 있는 일인 것 같습니다.

이 업무의 어려운 점은 무엇인가요?

행사장을 세팅하고 리허설을 진행하는 일은 체력 소모가 많습니다. 대규모 행사를 진행하거나 연이어 프로젝트를 수행하는 기간에는 특히 더 힘들고요. 신체 컨디션이 업무 수행에 많은 영향을 주므로 PCO를 희망한다면 평소 영양제도 잘 챙기고, 규칙적으로 운동도 하면서 체력 관리에 힘써야 합니다. 저는 힘들게 준비한 행사가 눈앞에서 멋지게 진행되는 모습을 볼 때 그간의 고생이 잊히고 큰 성취감을 느끼는데, 여러분도 이 기분을 꼭 느껴 보셨으면 좋겠습니다.

이오컨벡스에 근무해서 좋은 점 세 가지를 말씀해 주세요.

첫째, 업계 1세대 기업에서 근무한다는 자부심입니다. 실무를 체계적으로 배울 수 있음은 물론이고 다양한 성격과 규모의 행사 기획에 참여하며 커리어와 노하우를 쌓을 수 있다는 점이 좋습니다. 둘째, 주 4.5일 근무로 주말을 조금 더 여유 있게 보낼 수 있습니다. 이오컨벡스는 국내 MICE 산업의 성장과 함께 이 분야 종사자들의 근무 여건 개선에도 앞장서고 있습니다. 셋째, 함께 일하는 선배와 동료들입니다. 전문 역량을 갖춘 선배들이 업무 노하우를 아낌없이 전수하고, 사업 목표를 위해 최선을 다하는 동료들 덕분에 즐기는 마음으로 업무에 임할 수 있습니다.

Interview 03

온오프라인을 넘나드는 하이브리드형 행사가 더 많아질 것

‘능력 있는 컨벤션 기획자’를 정의하신다면?

‘문제를 의연하게 바라볼 줄 아는 사람’이라고 생각합니다. 행사를 준비하다 보면 수많은 문제에 직면하는데 그때 너무 예민하게 반응하면 문제 해결이 더 힘들어지는 것 같습니다. 어차피 발생한 문제라면 객관적인 태도로 해결책을 찾는 것이 기획자에게 필요한 역량 아닐까요?

코로나19 이후 MICE 사업에는 어떤 변화가 있는지 궁금해요.

코로나19를 겪으며 많은 행사가 오프라인에서 온라인으로 옮겨 갔습니다. 이로 인해 MICE 산업에 큰 타격이 있을 것이라는 전망도 있었으나, 엔데믹 이후 오히려 이러한 변화가 새로운 기회가 된 사례를 종종 찾을 수 있습니다. 오프라인 행사와 온라인 플랫폼을 융합한 하이브리드형 행사로 참석자에게 더 다양한 경험을 제공하는 것이 그 예라고 할 수 있습니다.

함께 일하고 싶은 후배는 어떤 사람이고, 동료들에게 어떤 사람으로 기억되고 싶으세요?

센스 있는 후배와 일하고 싶습니다. 지시받은 업무만 하는 후배보다 스스로 생각하고 본인의 힘으로 해결해 나가려고 노력하는 후배에게 한 번 더 도움을 주게 되는 것 같습니다. 저는 다른 동료들에게 인간성 좋은 사람으로 기억되고 싶습니다. 다른 사람의 실수를 감쌀 줄 알고, 도움이 필요한 순간 편하게 이야기할 수 있는 사람이 되어 함께 일할 때 좋은 분위기를 만들고 싶어요.

같은 분야에 관심 있는 취업준비생들에게 취업 성공을 위한 조언과 응원의 말씀 부탁드립니다.

PCO 업계는 관심과 끈기만 있다면 초기 취업 장벽이 낮은 분야 중 하나입니다. 행사를 기획하는 것에 관심이 있고 사람과 협업하는 것에 부담을 느끼지 않는 분이라면 주저 말고 PCO에 도전해 보세요. 행사 운영요원 같은 경험으로 업계를 체험해 보며 이 업무가 적성에 맞는지 확인해 보는 것도 좋을 것 같습니다. 여러분은 자신이 생각하는 것보다 훨씬 더 소중하고 많은 잠재력이 있다는 것을 잊지 말고 목표를 향해 정진하시기 바랍니다. 그 진가를 알아보는 곳이 꼭 나타날 것입니다.

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