17년 11월 대외활동에서 기획팀장 역할을 수행하며 팀원들과 함께 목표를 달성하기 위해서는 “협업과 분업”이 중요하다는 것을 배웠습니다. 해당 활동은 모교에서 진행하는 마라톤 행사를 준비하는 것이었습니다. 저를 포함해 대부분의 팀원들은 경험이 없었습니다. 때문에 행사를 진행하는데 필요한 자료들을 조사하는데 있어, 최대한 많은 인원이 함께 하자는 계획을 세웠습니다. 많은 인원이 참여하는 만큼 수준 높은 정보가 수집 될 수 있을 것이라고 생각했기 때문입니다. 타 기관이 주최하는 마라톤 행사들을 답사하며 행사 진행방식과 편의시설 등에 대한 정보를 수집했고, 기본적인 행사의 틀을 잡는데 집중했습니다. 주 1회, 팀원 회의를 통해 각자의 진행 상황을 공유했고, 부족한 부분을 찾아내고 보완하는 시간을 가졌습니다. 아무것도 몰랐던 팀장과 팀원들이었지만, 자료가 쌓여가는 것을 보며 불안감을 이겨내고 자신감을 얻기 시작했습니다.

하지만 얼마 지나지 않아 예상치 못한 어려움에 처하게 되었습니다. 자료가 점차 쌓이면서 크고 작은 실수가 발생하고, 일부 작업이 중복되는 현상이 발생하기 시작했습니다. 효율적으로 업무를 처리하기 어려워졌고, 시험기간이 겹치면서 팀은 지쳐가기 시작했습니다. 조직의 시스템이 모호한 상태에서 협업만으로는 해당 부분을 극복하기 어려울 것이라고 판단했습니다. 위와 같은 상황을 해결하기 위해 명확하게 업무 분담을 하여 각자 할 일을 정하자는 계획을 세웠습니다. 서로의 업무 스타일을 잘 알고 있었던 덕분에 각자의 강점에 맞추어 일을 나누는 것은 어렵지 않았습니다. 여유가 생기고 익숙해지면서 행사 준비는 다시 순조롭게 진행되기 시작했습니다.

모두가 팀원이자 팀장이었던 기획팀은 처음 겪는 일이었음에도 불구하고, 전년도 행사에 비해 많은 참가자와 보다 다양한 설문조사 결과를 이끌어 내며 좋은 성과를 일구어 냈습니다. 해당 경험을 통해 성취감은 물론, 단체의 목표를 달성하는데 있어 협업과 분업, 그리고 소통이 적절하게 이루어져야 한다는 것을 깨달을 수 있었습니다.

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