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재택근무를 돕는 IT솔루션, 이렇게 사용합니다!

HR매거진 2021.03.11 10:14 271 0

 

 코로나19로 인해 재택근무를 경험해본 기업들이 늘고 있다. 이처럼 재택근무가 일상화된 지금, 우리의 최대 고민은 어떻게 하면 효율적인 재택근무를 할 것인가에 초점이 맞춰져 있다. 그렇다면 재택근무 중인 인사담당자들은 업무 효율성을 높이기 위해 어떤 IT솔루션이나 툴들을 사용하고 있을까? 한번쯤 업무에 활용해 보고 싶은 그들의 IT솔루션 사용 꿀팁을 공유해 본다. 

 

▶"보안을 위해 외부 솔루션보다는 자사 툴 활용"

허승준 제주항공 정비본부 부문교육담당

 

  

> 제주항공에서는 재택근무를 위해 어떤 솔루션을 사용하고 있나.

다른 IT솔루션을 활용하기보다는 주로 AK그룹의 공용 메신저와 원격접속, VPN 등 일반적인 기능을 사용한다. 고객 개인정보를 많이 다루는 업종이라 보안을 굉장히 중시하기 때문이다. 이에 더해 재택근무 상황에서는 실시간 화상회의 솔루션인 '리모트미팅(RemoteMeeting)'을 통해 회의를 소화하고 있다.

 

개인적으로는 자료 백업 및 공유에 '구글 드라이브', 개인 일정관리 및 공유에 '구글 캘린더', 화상회의 시 '구글밋(Google Meet)'과 '줌(Zoom)', 실시간 질의응답과 투표에 '슬라이도(Slido)', 실시간 아이디어 공유에 '패들렛(Padlet)', 연락처 등록이 쉽지 않은 집단 내에서의 내용 공유, 자료 공유 등의 상황에 '카카오 오픈채팅' 등을 주로 사용하고 있다.

 

> IT솔루션이나 툴 사용 후 편리해진 부분이 있다면.

팬데믹 이후 언택트 문화가 빠르게 확산되면서 앞서 언급한 각종 툴을 사용하는 이들이 늘어나다 보니 확실히 이전보다 빠르고 정확한 정보공유가 가능해졌고, 공유할 수 있는 내용 자체의 질과 양이 증가하게 되면서 자연스럽게 업무 효율성이 향상됐다.

 

> 해당 솔루션이나 툴을 쓰면서 생긴 변화나 어려움은 없나.

회의 참여자, 학습자 등에게 IT솔루션이나 툴의 사용법을 알기 쉽게 안내해 주는 것이 가장 어려웠다. 그리고 사무실의 안정적인 환경과 달리 랩톱 하나로 업무를 해야 하는 상황이 되면서 듀얼 모니터, 블루투스 키보드와 마우스 등 주변기기를 얼마나 활용할 수 있는 환경인지도 업무 효율성에 적지 않은 영향을 미친다는 사실을 깨닫게 됐다.

 

> 다른 인사담당자들에게 추천하고 싶은 솔루션이나 툴이 있다면.

특별한 솔루션이나 툴을 사용하는 것도 좋지만 구글에서 제공하는 온라인 설문이나 자료공유 기능을 용도에 맞게 잘 활용하는 것만으로도 업무에 큰 도움이 된다고 생각한다. 

 

  

▶"IT솔루션 사용법, '가이드라인' 통해 명확히 안내"

장해미 버드뷰 성장관리팀장

 


 

> 버드뷰에서 주로 사용하는 업무용 솔루션이나 툴은.

버드뷰는 전사 업무 협업 툴로 '노션(Notion)', 화상회의용으로 '구글밋'을 사용하고 있다. 재택근무 시 전 구성원이 업무를 시작하는 루틴을 만들고 유지할 수 있도록 노션에 Daily Work Log를 기록하고 있는데, 각자 오늘의 To-Do List를 작성하고 퇴근 전 하루를 회고할 수 있게 만든 템플릿이다. 노션은 이렇게 용도에 따라 다 같이 사용할 수 있는 템플릿을 만들어 작성하고 쉽게 공유할 수 있어 편리하다.


긴밀한 소통이 필요할 경우 구글밋으로 화상회의를 진행하는데 캘린더와 연동해 효율적으로 일정관리도 할 수 있다는 점이 큰 장점이다. 버드뷰에서는 채용 인터뷰도 구글밋을 활용한 언택트 방식으로 진행하고 있다. 

   

> 업무용 솔루션이나 툴 사용시 주의해야 할 점은.

버드뷰에서는 여러 부서와 협업할 때 구글밋 화상회의를 통해 빠르게 소통하고 있는데, 재택 초반에는 화상회의가 익숙지 않아 화면을 꺼 놓고 목소리만 들리게 대화하는 경우도 많았다.
그러나 구성원들의 피드백을 받아 개선사항을 체크한 결과, 화면에서 전해지는 표정이나 제스처 등 비언어적 커뮤니케이션도 굉장히 중요하다고 판단하여 '재택근무 가이드라인'에 화상회의 시 비디오 켜기를 포함해 준수하도록 하고 있다.

 

> 해당 솔루션이나 툴을 쓰면서 불편했던 부분과 개선책은.

화상회의는 개인별 인터넷 속도의 영향을 굉장히 많이 받는다. 그래서 구글밋을 활용한 회의를 할 때 회의 참여자들의 소리가 느려지는 등의 문제가 있었다. 처음에는 좀 당황했지만 이후에는 안정된 네트워크 상황 확보에 대해 재택근무 가이드라인에 포함시키는 등으로 구성원들이 관련 문제를 사전에 체크할 수 있도록 했다. 또, 이제는 각자 노하우가 생겨서 구글밋으로 화상회의를 하는 도중에 상대방 소리가 느려지면 화면 화질을 낮추거나 발표자 외에는 소리를 끄고 참여하는 등 다양한 팁을 공유 및 적용하고 있다.
  

> 재택근무 업무 효율성을 위해 조금 더 보강되었으면 하는 부분은 무엇인가.

전체 공지나 데일리 업무 논의는 메신저 툴을 통해 많이 하고 있는데, 현재 사용하고 있는 메신저 툴은 사용자 상태 표시가 On/Off 모드밖에 없어서 커뮤니케이션하는데 한계가 있다. 버드뷰는 필요에 따라 선택적으로 사무실 출근을 하고 있기 때문에 메신저에 사무실 근무, 재택 중, 회의 중, 휴가 중과 같이 더 다양한 업무 상태를 직관적으로 보여주는 것이 필요했고, 조만간 재택근무에 좀 더 효과적인 메신저 메신저 툴을 도입할 계획이다.

 

 

 

▶"업무용 솔루션 도입 이후 더 빠른 의사결정 가능해져"

남경우 LG유플러스 즐거운직장팀 선임



> 재택근무할 때 주로 사용하는 솔루션이나 툴은 무엇이 있나.

업무의 효율성을 높이기 위해서는 기본적인 업무 인프라뿐만 아니라 사무실에서 벌어지는 업무지시, 팀원이나 다른 조직과의 협업을 위한 소통 등 커뮤니케이션을 효율적으로 할 수 있는 IT솔루션이 필요했다.

 

이에 따라 LG유플러스는 재택근무 시기에 맞춰 마이크로소프트의 협업 툴인 '팀즈(Teams)'를 도입했다. 간단한 의견 수렴, 채팅, 화상회의, 긴급한 보고나 의사결정 등 모든 조직 내, 조직간의 소통 채널을 팀즈로 일원화해 재택근무로 인해 발생하는 소통의 간극을 줄일 수 있었다.

 

개인적으로는 재택근무를 할 때 업무에 대한 집중과 성과 창출에 대한 동기부여가 필요하다고 생각해서 마이크로소프트의 'To-Do' 'Planner'의 기능을 활용해 매일 아침 업무 목표를 세우고, 그것을 달성하기 위해 진행해야 하는 업무에 대한 계획을 세우며 하루를 시작하고 있다.

 

> 업무용 IT솔루션이나 툴 사용 후 달라진 점은 무엇인가.

기능적인 장점으로 달라진 점도 있지만, 그보다는 모든 의사결정의 단계가 업무용 IT솔루션이라는 하나의 채널에서 진행되기 때문에 협업하고 있는 구성원들과의 소통이 실시간으로 이루어지고, 보고와 의사결정을 받는 과정에서 발생하는 시간을 줄일 수 있다는 점이 가장 크게 달라진 점인 것 같다.

 

과거에는 이메일을 통해 실무자-팀장-임원 순으로 보고하고 피드백을 기다렸다면 이제는 임원-팀장-실무자가 하나의 채널을 통해 보고자료를 공유하고, 그에 대한 피드백을 댓글, 화상회의 등으로 실시간으로 반영하는 등 언택트 형태의 보고를 통해 좀 더 빠른 의사결정이 가능해졌다.

 

> 해당 솔루션이나 툴을 사용할 때 주의해야 할 점은.

팀즈는 다양한 기능을 제공하여 활용의 자유도가 높은 만큼, 활용 난이도도 쉽지 않은 편이다. 그래서 솔루션 사용이 익숙하지 않거나 사용하지 않는 구성원이 있는 경우, 소통 채널이 나뉘어져 일을 두 번 하게 되는 상황이 발생하기도 한다. 이러한 점을 보완하기 위해서 협업하기 전, 소통 채널에 대한 가이드라인이나 사용법 등을 사전에 공유해 되도록 모든 업무 관련 인원들이 하나의 채널로 소통할 수 있도록 안내하고 있다.

 

> 재택근무 업무 효율성을 위해 조금 더 보강할 부분은.

팀즈에서 'Planner' 'Task' 등의 추가 애플리케이션을 통해 업무, 성과관리를 위한 기본적인 기능을 제공하고 있지만, 프로젝트의 전반적인 흐름이나 일정 관리 등 세세한 업무/성과관리를 위해서는 추가 기능이 필요하다는 생각이 든다. 그래서 추가적으로 '지라(JIRA)' '컨플루언스(Confluence)'와 같이 프로젝트, Task 단위로 업무 관리가 가능한 툴을 통해 개인의 업무 효율성을 높이고, 조직 내에서는 빠르게 피드백 할 수 있는 방법이 있을지 실험적으로 사용해 보고 싶다.

 

 

 

▶"줌을 활용한 랜선 티타임으로 비대면 소통도 OK"

김민정 스마일게이트홀딩스 인재개발실장


 

> 스마일게이트에서는 재택근무할 때 주로 어떤 솔루션을 사용하나.

업무 생산성과 문서관리 효율성을 높이기 위해 업무용 소프트웨어인 'Microsoft office 365'를 도입했으며, 협업 툴은 '팀즈'를 활용하고 있다. 영상 회의, 화면 공유, 문서 편집 등 공동 작업을 위한 팀즈의 다양한 기능을 통해 빠르고 효율적인 의사결정을 해 나가고 있다.

 

팀즈의 가장 큰 장점은 '실시간 공동 편집 기능'이다. 여러 명이 하나의 문서를 동시에 완성해 나갈 수 있는 협업기능이 있어서 재택근무 중에 생각을 공유하고 정리하는데 매우 유용하다. 또한 편집 중인 파일에는 아이콘 표시가 나타나 상대방이 어떤 내용을 편집하고 있는지 실시간으로 볼 수 있고, 화상회의 기능과 동시에 활용할 수 있어서 효율성을 극대화 할 수 있다. 또, 업무 그룹간 문서 및 히스토리 관리가 용이하다.

 

이밖에 사내 시스템인 스마일넷, 스마일허브 등과 아웃룩, 팀즈, 줌, 그리고 개인의 PC 및 모바일기기의 연동으로 일정관리는 물론 구성원과의 일정 공유도 매우 편리하게 진행되고 있다.

 

> 업무용 솔루션이나 툴 사용 후 좋아진 점은 무엇인가.

메신저 기반의 협업 툴인 '팀즈', 아이디어 공유 툴인 '비캔버스', 화상회의 툴인 '줌' 등의 기술을 활용해 사내 공용PC 연결은 물론이고 원격회의나 채팅 및 문서작성을 가능하게 하는 협업 환경을 구축할 수 있었다. 특히 줌과 팀즈를 사용하면서 비대면 소통, 비대면 협업시 아쉬움과 어려움을 한결 덜어낼 수 있었다. 

 

특히나 재택근무를 하면서 구성원들과 유대감을 높일 때는 다중 화면이 장점인 줌을 가장 많이 활용한다. 지난해에는 줌을 활용해 '랜선 티타임' '랜선 회식' '랜선 집들이' '랜선 시상식' 등 다양한 주제로 구성원들과 비대면으로 소통하는 시간을 갖기도 했다.

 

> 재택근무 업무 효율성을 위해 보완할 부분이 있다면.

구성원들이 선호하는 업무환경과 방식은 매우 다양하다. 조직장 측면에서 재택근무 업무효율성을 높이기 위해서는 구성원 스스로 업무 패턴 등에 대한 정보를 확인할 수 있는 솔루션이나 툴이 있으면 좋겠다.

 

팀즈에도 기본적으로 업무 관리를 한눈에 보는 기능이 존재하긴 하지만 업무 패턴을 정량적으로 파악할 수 있는 솔루션이 있다면 구성원 스스로 본인의 업무스타일을 파악하여 최적의 업무방식을 적용해 볼 수 있을 것이고, 조직장은 구성원의 성장을 위해 보다 객관적으로 커뮤니케이션을 할 수 있을 것 같다.

 

> 다른 인사담당자들에게 추천하고 싶은 업무용 솔루션이나 툴이 있는지.

각각의 협업 툴마다 장단점이 존재하기 때문에 개인적으로는 기록을 저장하고 싶으면 '에버노트(Evernote)'를 사용하고, 소통이 필요하다면 '슬랙(Slack)'을 활용하고, 아침에 와서 무엇을 해야 하는지 확인하고 업무 흐름을 따라가기 원한다면 '먼데이닷컴'을 활용할 것을 추천한다.

 

 

 

▶"사내솔루션, 구성원 의견 수렴 통해 신중히 결정해야"

김은수 바로고 행복인사실장

 

 

> 재택근무할 때 주로 사용하는 솔루션이나 툴을 소개해 달라.

사내 일정관리는 주로 '아웃룩'을 사용하고 개인적인 일정관리는 '구글 캘린더'를 활용하는데, 구글 캘린더에 있는 일정들은 아웃룩에서도 확인이 가능하도록 동기화되어 있다. 

 

업무관리를 할 때에는 주로 '슬랙'을 사용하는데 개인간 Direct Message 기능도 있고, Channels을 통해 그룹별 업무 및 자료 공유도 가능하다는 점이 장점이다. 슬랙의 Channels에서는 카톡방처럼 각자 자유롭게 글을 쓸 수 있는데, 카톡과 다른 점은 각 메시지마다 Reply를 달 수 있다는 점이다. 이와 관련해 우리 팀에서는 업무별로 토픽을 정하고, 그와 관련된 내용은 모두 Reply에 쓰고 있다. 그렇게 했더니 채용, 평가, 노무 등 업무별 히스토리 관리가 한결 수월해졌다.

 

부서간 업무공유 및 전사 업무보고는 주로 '노션'을 이용하는데, 워낙 많은 기능들이 있어서 바로고에서는 노션을 그룹웨어처럼 사용하고 있다. 반면 개인간 업무자료 작성 및 공유는 'Microsoft office 365'와 '팀즈'를 이용하며, 팀즈는 화상회의용 툴로도 사용하고 있다.

 

> 사용시 추가적으로 체크해야 했던 부분은 없었나.

부서마다 업무특성이 다르기 때문에 선호하는 솔루션도 달랐다. 개인별로도 기존에 자주 사용하던 솔루션들이 모두 달라서 이를 통일하는데 시간이 좀 걸렸다. 업무용 솔루션을 기업용으로 도입할 경우 (물론 무료 솔루션도 있지만) 비용이 만만치 않고, 한 곳에 자료가 많이 쌓이면 다른 솔루션으로 전환하기가 쉽지 않기 때문에 사내에서 활용할 공통의 솔루션을 결정할 때는 의견수렴 및 장단점 비교 후 신중히 결정하기를 권하고 싶다. 

 

> 다른 인사담당자들에게 추천하고 싶은 툴이 있다면.

회사에서 공용으로 사용하는 툴 외에 개인적으로 '다이날리스트(Dynalist)'를 사용하고 있다. 이는 이슈트리나 마인드맵처럼 생각을 정리하고 확장하는데 유용하며, 업무별 일정관리, 담당자 부여, 완료 체크 등을 할 때도 유용하다. 특히 보고서를 쓰기 전 생각을 정리하고 개요를 잡을 때도 자주 다이날리스트를 사용한다.

 

또한 개인적으로 '잔디'도 자주 사용한다. 무엇보다 이용요금이 저렴하고 업무자료를 다른 멤버들과 공유하는데 유용하며, 확장성이 높다. 가령, 구성원이 달라질 경우 새로 '팀 생성'을 할 수도 있고, 팀 내에서도 프로젝트별로 폴더나 토픽을 만들고, 각 토픽마다 멤버들의 권한도 부여할 수 있다.

 

> IT솔루션 활용과 관련해 인사담당자들에게 조언의 한 마디 전한다면.

우리는 자료가 폭발적으로 넘쳐나는 시대에 살고 있다. 이럴 때 일수록 어떻게 자료를 관리하느냐에 따라 업무 경쟁력에서 큰 차이가 생긴다고 생각한다. 더 탁월한 업무 경쟁력을 갖추기 위해서는 적절한 IT솔루션과 협업 툴을 선택하고 더불어 이를 어떤 식으로 활용하고 운영할 지에 대한 룰을 잘 정립할 필요가 있다고 조언하고 싶다.

 

 

 

▶ "리더의 노력에 따라 IT솔루션 효과성 달라져"

윤명훈 현대백화점 디지털혁신담당 책임

 

> 재택근무할 때 주로 사용하는 업무용 솔루션이나 툴은 무엇인가.

재택근무를 하면서 본격적으로 협업 툴을 사용했다. 마침 사내 협업 툴 도입을 검토하면서, 팀즈, 슬랙 등의 글로벌 솔루션과 잔디, 플로우, 카카오워크, 네이버웍스와 같은 국산 솔루션을 두루 사용해봤다. 이제는 협업 툴 없이는 일하기가 어려울 정도이다.

 

특히 프로젝트 관리 면에서 빠른 의사소통과 이력관리를 통해 언제 어디서나 중단 없이 업무를 이어갈 수 있었고, 팀 내 불필요한 회의나 대면보고도 많이 줄어들었다.

 

> 업무용 솔루션이나 협업 툴을 본격적으로 사용함에 따라 발생한 변화나 이슈는 없었나.

사내 여러 팀의 사용 사례를 살펴본 결과 팀장이 업무용 솔루션이나 협업 툴을 잘 활용했을 때 유의미한 변화가 생긴다는 깨달음을 얻었다. 리더의 노력에 따라 어떤 팀은 업무속도가 빨라졌지만 그렇지 않은 팀은 대면상황에서 하던 일들을 똑같이 비대면에서 하고 있을 뿐이었다. 

 

기술적인 측면에서는 클라우드 서비스라는 점에서 몇 가지 이슈가 발생했다. 대표적인 것이 보안문제였다. 대기업에서는 그동안 외부의 SaaS를 사용하기 보다는 내부에서 개발하는 방법을 선호해왔기 때문에 클라우드 환경에 걸맞은 내부 정책 수립과 보완방법이 필요하다는 생각을 했다.

 

> 재택근무 효율성 보강하기 위해 추가적으로 사용하는 솔루션이나 툴이 있다면.

좋은 솔루션과 툴은 정말 많다. 협업 툴에서 가장 중요한 것은 '확장성'이다. 따라서 API 연결을 통해 자유롭게 외부 툴과 연동할 수 있어야 한다. 개인적으로는 재택근무 기간 동안 메신저 기반의 협업 툴을 쓰면서 동시에 '트렐로(Trello)'를 연동해서 업무 관리를 조금 더 강화했고, '구글 캘린더'를 사용하면서 개인일정과 회사일정을 한눈에 확인했다.

 

> 업무에 활용할 수 있는 유용한 솔루션이나 툴을 추천해 달라.

리모트 환경에서 화상이나 음성 회의를 할 때에는 같이 무언가를 적으면서 말하는 편이 더 효율적이다. 그래서인지 최근 비대면 워크숍에서는 포스트잇을 사용하는 것처럼 의견을 주고받을 수 있는 '뮤랄(Mural)'이나 '미로(Miro)'와 같은 툴을 많이 쓰는 것 같다. 개인적으로는 '다이날리스트'를 추천하고 싶다. 텍스트 기반 마인드맵 솔루션인데 어떤 업무의 프로세스를 정하고, 각 프로세스 별로 해야 할 일을 정리하는 것처럼 구조화하기 좋다.

 

 

이현아 HR Insight 기자

 

 

본 기사는 월간 HR Insight 2021. 2월호의 내용입니다. 

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