코로나19로 이제는 일상이 된 온라인 회의를 어떻게 잘 해낼 수 있을지에 대한 고민이 늘고 있다. 글로벌 IT 기업은 한 발 앞서 온라인 회의를 도입하고 안정적으로 정착시켰다. 그 노하우를 참고할 수 있다면 시행착오를 줄여 효율적인 온라인 회의를 진행할 수 있을 것이다.

▶아마존의 '진짜' 회의방식

글로벌 IT 기업에서 온라인 회의는 이미 일하는 방법과 기업문화로 정착되어 있는데 실제 현장의 모습을 소개한다. 필자는 국내 대기업 기획실 등에서 근무 후, 클라우드 컴퓨팅 회사인 아마존웹서비스(AWS)로 이직한 경험이 있다. 이에 직접 경험하고 느낀 아마존의 온라인 회의 사례를 정리해 봤다. 회의 목적을 기준으로 크게 3가지 형태 ▲논의 중심의 정기회의 ▲리더십과 교감하는 회의 ▲소속감을 강화하는 회의로 분류할 수 있다. 우리 조직의 온라인 회의와 비교하면서 시사점과 적용 부분을 찾아보면 도움이 될 것이다. 

[논의 중심의 정기회의 : 격주 글로벌 회의, 6페이지 분기 회의]

격주 글로벌 회의와 6페이지로 진행하는 분기 비즈니스 리뷰 회의가 대표적인 논의 중심의 정기 회의다. 

격주 회의에는 다양한 국적의 직원 30~40명이 대규모로 참여하는데 회의는 60분 안에 종료한다. 회의 공지 이메일을 보낸 사람이 보통 진행도 하는데 처음 2~3분은 인사, 회의 아젠다 공유, 아젠다별 발표-논의 시간, 새로운 참석자를 소개하고 바로 논의에 들어간다. 발표 자료를 사전에 공유해 정보 전달은 최소한으로 하고 아이디어 제공, 정보 교환, 국가별 사례 공유를 중심으로 논의에 집중한다. 참석자는 진행자 안내에 따라 마이크를 켜고 참여하기도 하고, 채팅창에서 질의응답하고, 공유 문서 프로그램으로 회의록을 함께 작성한다. 회의 종료 5분 전에는 결론과 다음 할 일을 정리하고 가장 고직급자가 마무리 발언을 한다. 회의가 끝나면 진행자는 회의 녹화 파일과 공유 문서 링크를 이메일로 바로 공유한다. 

분기 비즈니스 리뷰(Quartely Business Review, QBR) 회의는 아마존의 문서 작성 방식인 6페이지로 진행된다. 6페이지는 불렛 포인트나 개조식 문장을 사용하지 않고 완전한 문장을 이용해 서술형(Narrative)으로 작성한다. 데이터 기반으로 작성하되 표와 그래프는 부록(Appendix)으로  첨부한다. 자료 분석, 문서 작성, 수정에 상당한 시간과 에너지가 필요해 회의 일정을 1달 반 전에 공지한다. QBR 회의는 깊은 논의를 위해 시간을 충분히 할애하지만 60분 혹은 90분 이내에 종료하기도 한다. 매니저가 첫 시작 3분 동안 주요 논의 부분을 강조하고, 이어 6페이지 문서를 소리 없이 읽는 침묵의 정독 시간을 10~15분 가진다. 회의 참석 전 6페이지를 읽고 오지만 당일 한 번 더 읽고 참석자 전체가 논의를 위한 정보의 출발선을 정렬한다. 침묵의 정독 후 5분은 데이터와 이해되지 않는 부분을 질의응답하고, 이후 30~40분은 날카로운 질문과 의견 교환으로 토론한다. 참석자는 채팅창을 함께 사용하고 공유 문서로 논의 사항을 함께 정리한다. 

[리더와 교감하는 회의 : 파이어사이드 챗, 1:1 미팅]

'파이어사이드 챗(Fireside chat)'은 따뜻한 난롯가에 모여 도란도란 이야기를 나누는 느낌이다. 파이어사이드 챗은 아마존 창업자인 제프 베조스와도 진행하지만, AWS CEO나 지역 책임자도 해당 구성원과 진행한다. 일반적으로 진행자 한 명과 편한 소파에 앉아 질의응답을 하는 공개 인터뷰 방식을 취한다. 진행자는 전문 진행자보다는 함께 일하는 동료인 경우가 많은데 더 편안한 분위기에서 이야기를 나누면 미리 준비하지 않은 의견과 통찰을 끌어낼 수 있다. 파이어사이드 챗은 기업 대표의 생각을 듣지만, 청중이 관심 있고 듣고 싶은 내용으로 질문이 구성된다. 이를 성공적으로 마치고 나면 조직 전체의 에너지가 올리간다. 

1:1 미팅은 주로 매니저와 진행하지만 매니저의 매니저, 팀원, 다른 팀, 도움이 필요한 누구와도 진행할 수 있는 깊이 있는 개별 미팅이다. 인턴도 직원 누구에게나 1:1 미팅을 요청할 수 있을 만큼 아마존에서는 일상적인 커뮤니케이션 방법이다. 매니저와의 1:1 미팅은 상황에 따라 그때그때 정하지 않고 사전에 특정 시간을 고정해 진행한다. 주기는 초기에는 1주 1회지만 3개월 이후에는 2주 1회로 진행한다. 일반적인 업무 진행 상황 공유보다 어려운 점과 이유, 새로운 아이디어나 정보, 업무 외적인 개인 커리어 개발, 조직문화, 개인 고민 등을 주제로 팀원이 더 많은 의견을 말할 수 있도록 매니저는 질문을 주로 한다. 

[소속감을 강화하는 회의 : 온라인 해피아워, 런치앤런]

해외 펍/레스토랑에서는 손님이 적은 저녁 이른 시간대에 가격을 할인하는 해피아워(Happy hour) 사인을 흔히 볼 수 있다. 아마존 내에서도 재택근무가 장기화되면서 고립감을 주지 않기 위한 다양한 시도가 있는데 그 중 하나가 해피아워 혹은 친교시간(Social chat)이다. 필자가 속한 팀은 2주에 한 번 수요일 오후 3시부터 30분 간 온라인 해피아워 시간을 가졌다. 이 시간에는 모두 카메라를 켜고 참석하되 편안함을 유지하도록 한다. 가끔 반려동물이나 아기와 함께하면 반응이 뜨겁다. 업무 이야기는 배제하고 소소하고 재미있는 주제로 함께 이야기를 나눈다. 최근에는 넷플릭스의 한국 드라마가 인기였다. 이벤트를 진행하는 것도 좋은 방법이다. 모자를 쓰자, 같은 색의 옷을 입자, 음료를 준비해 오자 등의 다양한 아이디어를 내어보면 어떨까.

점심시간에 모여 다양한 주제로 이야기하는 런치앤런(Lunch and Learn)도 있다. 누구나 개최할 수 있고 누구나 참여할 수 있는데 일반적으로는 15명 이하가 참석한다. 개발자는 새로운 서비스를 소개하고 의견을 듣기 위해 주최하고, 사업개발은 고객 사례와 시사점을 공유하고 더 나은 대안을 위해 주최하기도 한다. HR부서에서는 기업 문화와 시스템을 소개한다. 인턴을 대상으로 다양한 부서와 직무를 소개하고 경력자의 직장 경험을 공유하기도 한다. 시간은 30~45분 진행하고, 자기소개로 시작해 사내 네트워크를 자연스럽게 형성하는 자리로 활용하기도 한다. 

아마존 온라인 회의 방식 중에서 국내 조직에 우선 적용해 볼 수 있는 것은 격주 회의의 진행 방식과 시간 배분이다. 중간 관리자급이 회의 진행을 맡고 시간 관리에 유의하면서 온라인 회의를 몇 번 진행하면 쉽게 적응할 수 있다. 팀워크 강화를 위해서는 매니저와 팀원간 1:1 미팅과 함께 온라인 해피아워를 적용해 보기를 추천한다. 

▶온라인 회의 필수 에티켓 10가지 

아마존 회의 사례처럼 글로벌 IT 기업의 온라인 회의는 기본적인 에티켓이 문화로 정착되어 있다. 국내 온라인 회의 상황을 고려해 꼭 필요한 10가지 에티켓을 선정했다. 바로 회의를 시작할 수 있는 기술적 준비, 나와 상대를 배려하는 매너, 모두의 시간을 존중하는 시간 관리 측면을 고려했다. 온라인 회의를 공지할 때 해당 에티켓 10가지를 공유하고 회의 참석 전 숙지를 요청하는 것을 변화의 출발점으로 삼아보자.

1. 기술 요소는 회의 전 모두 점검

온라인 회의 시작이 9시라면 참가자는 모든 기술 부분을 확인하고 8시 55분까지 온라인 회의 프로그램에 접속해야 한다. 회의 5분 전에는 준비가 되어야 한다. 아래 기술 요소는 5가지를 점검한다.

  (1) 접속기기를 점검한다.

      노트북, 스마트폰, 태블릿 등 온라인 회의 진행 기기의 전원이 충분한지 확인하고 시스템 업데이트가 자동으로 진행되지 않도록 한다.

  (2) 인터넷 상태를 확인한다. 와이파이 상태를 확인하고 정말 중요한 회의라면 랜선 사용을 권장한다.

      외부 장소라면 보안을 위해 스마트폰의 핫스팟으로 연결하는 것이 바람직하다.

  (3) 온라인 회의 프로그램을 확인한다. 웹 브라우저로 참여 가능한지, 별도 프로그램 설치가 필요한지를 점검하고 최신 버전인지 확인한다.

  (4) 회의 접속 방법을 확인한다. 회의 참가 링크URL를 확인하고 비밀번호가 필요한지도 확인한다. 링크가 없다면 회의 주관자에게 문의한다.

  (5) 발표자는 화면 공유 기능을 반드시 테스트하고 프라이버시 노출 위험이 있어 발표 자료 화면만 공유하도록 유의한다.

      발표가 끝나면 즉시 공유 기능을 해제하는 것도 잊지 말아야 한다.

2. 카메라는 눈높이, 정면으로 조정

참가자가 정면을 바라보지 않으면 회의에 참여하지 않고 동떨어진 느낌을 준다. 사진 촬영도 피사체를 같은 눈높이에서 바라보며 촬영하는 수평 앵글이 가장 자연스럽고 안정감을 준다. 온라인 회의도 카메라 위치를 눈높이에 맞추고 정면을 보도록 조정한다. 노트북 카메라가 화면 아래 있다면 노트북 거치대나 책을 쌓고 노트북을 놓아 눈 위치에 오도록 조정한다. 카메라 응시가 자연스러워질 때까지는 카메라 옆에 스티커를 붙여 시선 처리가 쉬워지도록 하는 것도 방법이다. 

3. 마이크 달린 이어폰 사용

온라인 회의에서는 소리가 비디오보다 더 중요하다. 노트북 내장 마이크는 온라인 회의에 충분한 음질이 아니며 키보드나 주변 소리가 한꺼번에 전달되어 듣는 쪽이 거북할 수 있다. 헤드셋이 있으면 좋고 스마트폰 구매 시 포함된 이어폰이 가성비가 좋다. 소리와 관련해 발생할 수 있는 문제점은 하울링(에코)이 대표적이다. 컴퓨터/스마트폰에서 동시에 온라인 회의 프로그램이 실행되는지 확인하고 1개만 실행하거나 1개만 소리/마이크를 켜고 사용하면 해결된다. 

4. 온라인 회의 프로그램 내의 이름 확인

온라인 회의에서 참석자 이름을 밝히는 것은 중요하다. 이를 통해 신규 입사자는 팀원 이름을 빠르게 파악할 수 있다. 타 부서와의 회의나 고객사와의 회의에서는 이름과 직함을 확인하고 호칭할 때 참고할 수 있다. 명패처럼 온라인 회의에서는 참가자 옆에 이름이 표시되는데 회의 주관자가 통일된 이름 표기를 안내한다. 예를 들면 회의 공지 이메일이나 회의 시작 전에 '프로필 표기를 이름+직급으로 변경해주세요. 강민서 매니저'라고 구체적으로 안내해 준다. 

5. 집중할 수 있는 환경 마련

재택근무를 한다면 가족에게 미리 회의 시간을 공유하고 방해받지 않도록 이해를 구한다. 집에 서재가 있다면 가장 좋은 장소지만 보는 사람의 시선이 산만해지지 않도록 배경을 잘 정리한다. 주거 형태가 원룸일 경우 침대에서는 내려와 참가한다. 자동차 실내도 회의에 집중할 수 있는 대안 중 하나다. 실내라면 빛을 등지고 앉아 역광으로 얼굴이 어둡게 나오지 않는지, 강한 조명이 화면으로 함께 송출되지는 않는지 사전에 점검한다. 가상 배경을 사용한다면 완전 흰색과 검정은 피하고 'Virtual Background' 'Zoom Background'로 검색해 사무실, 서재 느낌의 배경을 활용한다.

6. 회의 시작과 마무리는 인사로

비대면 기간이 길어질수록 대면 업무가 주는 친밀감의 기회가 줄어들고 있다. 온라인 회의는 팀워크를 강화하고 소속감을 확인하는 좋은 기회다. 참석자는 회의 시작에서 반갑게 인사하고 회의가 끝날 때도 감사 인사로 마무리한다. 참석자가 서로 모르는 사이라면 짧게 자기소개 하는 시간을 가지고, 신규 입사자가 있을 때는 반드시 자기소개 시간을 할애해 소외되지 않도록 배려해야 한다.

7. 회의 중에는 멀티태스킹 금지

온라인 회의 환경은 딴짓하기 좋다. 웹브라우저로 뉴스도 보고 이메일도 작성하고 카메라에 보이지 않게 스마트폰을 사용할 수도 있다. 하지만 회의 시간에 멀티태스킹을 하면 전체 근무 시간이 늘어난다. 멀티태스킹의 유혹에서 벗어나기 위해서 그에 맞는 환경을 만들어야 한다. 예를 들면 회의 중에는 스마트폰을 거실 등 아예 다른 장소에 두고 와 주의가 가지 않도록 하는 것이 바람직하다. 물론 회의 주최자의 충분한 사전 준비와 진행 기술이 참가자가 집중하는 회의를 만드는 전제 조건이다. 

8. 갑자기 자리 비우거나 끼어들지 않도록 주의

갑자기 화면을 끄고 말없이 사라지거나 질문하고 이름을 불러도 대답 없는 메아리가 된다면 오해가 생길 수 있고 활기차던 회의 분위기도 갑자기 식는다. 한편 동시에 여러 명이 말하면 소리가 겹친다. 온라인 회의 프로그램은 의견을 시각화하는 도구를 제공한다. 줌 기준으로 회의 창 하단에 반응탭을 눌러 다양한 이모티콘을 활용해 의견을 간단하고 빠르게 표현할 수 있다. 자리를 비울 때는 아이콘 중 '손들기'를 누르고 채팅창에 '잠시 화장실 다녀오겠습니다'라고 남긴다. 의견을 말로 추가하고 싶은 경우 역시 '손들기' 아이콘을 먼저 누르고 진행자 안내에 따라 마이크를 켜고 참여하면 혼선을 줄일 수 있다. 

9. 회의 일정은 1주일 전 공지

온라인 회의는 가능하면 1주일 전, 최소 2일 전에 공지한다. 개인별 다양한 업무 계획이 있으므로 전체 일정에 반영할 수 있도록 미리 안내한다. 당일 회의가 필요하면 '업무 진행을 위해 온라인 회의가 필요한지?' 다시 생각하고, 온라인 회의 대신 필요한 인원과 짧게 전화 통화하는 것이 효율적이다. 통신사별로 그룹 통화 기능이 기본 제공되므로 다자간 통화, 회의 통화로 검색해 활용한다. 글로벌 회사나 국가 간 협업할 때는 시차를 고려해 회의 시간을 정한다. 아웃룩과 구글 캘린더에서 일정 설정할 때 시간대(Timezone)을 변경해 선택할 수 있다. 

10. 정시에 시작하고 정시에 종료

온라인 회의에서는 참석자가 모이고 마이크 점검할 때까지 기다려주면서 시작이 늦어지기 쉽다. 회의 종료 시각이 지났는데도 정리가 되지 않은 채로 발언이 계속 이어지는 것을 유의해야 한다. 참석자가 적더라도 정시에 바로 시작하고 정시에 종료해 서로의 시간을 존중받는 것이 문화로 정착되도록 한다. 주어진 시간 내에 논의가 끝나지 않을 수 있어 회의 종료 5분 전 마무리(Wrap-up)하는 여유 시간이 필요하다. 시간이 얼마나 더 필요한지, 개별로 논의해도 되는 사안인지, 이메일로 오고 갈 수 있는지 이야기해서 연장하지 않고 종료할 수 있도록 한다.

온라인 회의 기술①에서는 아마존의 온라인 회의 사례와 온라인 회의에 필요한 에티켓을 공유했다. 참석자 모두가 온라인 회의 에티켓을 숙지하고 회의에 참석한다면 보다 순조롭고 생산적으로 온라인 회의를 진행할 수 있을 것이다. 다양한 아마존 회의 사례에서 우리 조직에 현실적으로 적용가능한 부분을 구성원과 논의해 보는 것도 좋겠다. 

온라인 회의 기술 1회가 기초를 다지는 내용이었다면 이후 연재될 2회와 3회에서는 온라인 회의의 핵심 전략과 세부적인 준비와 실행 기술을 다룰 예정이다. 코로나19 시기 모두의 건강과 온라인 회의의 건승을 빈다.

장정열 (주)리얼워크 본부장

강동완 (주)리얼워크 파트너 컨설턴트

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