회사, 고객 그리고 나.
모두의, 모두를 위한, 모두에 의한 정보보호방법을 알아보자!

(이미지 출처 : 잡코리아 좋은일 연구소 DB)

1. 문서보안

문서 작성 시 문서의 내용에 따라 반드시 보안등급을 표시한 후 안전하게 관리해야 합니다. 특히 기밀 및 사외비 오프라인 문서는 시건장치가 된 문서고에 안전하게 보관해야 하며 기밀 및 사외비 온라인 문서는 압축, 암호화하여 안전하게 보관해야 합니다. 업무 중 작성하여 출력된 문서는 반드시 파쇄기를 통해 폐기해야 합니다. 또한 회사의 문서를 허가 없이 이동형 저장장치에 복사하거나, 외부로 반출해서는 안 됩니다.
 
* 기밀- 대외 공개 시 회사 및 소속사에 중대한 영향을 미칠 가능성이 있는 정보
* 사외비- 회사 외부에 공개 시 문제를 야기할 수 있거나 회사에 손해를 끼칠 수 있는 정보
 
▶ 파일 및 문서 암호화 방법!
 
1) 폴더, 문서 숨기기
- 숨기고 싶은 파일 선택> 마우스 오른쪽 버튼 클릭> 속성> 숨김> 확인
- 해제 : 폴더의 상단 구성>폴더 및 검색 옵션> 보기 탭> 숨김 파일 및 폴더> [숨김 파일, 폴더 및 드라이브 표시]> 반투명 폴더선택> 마우스 오른쪽 버튼 클릭> 속성> 숨김 해제
 
2) 한글파일 문서 암호화
[파일]>[다른 이름으로 저장]> [문서 암호]

3) 워드/엑셀 문서 암호화
[파일]>[정보]>[문서보호]>[암호설정]

2. 바이러스 보안

회사가 제공하는 바이러스 백신 프로그램을 PC에 설치하며 항상 최신 버전으로 유지하고 바이러스 백신 프로그램으로 매일 1회 바이러스 감염 여부를 검색합니다. 또한 외부에서 입수된 디스켓 등의 보조기억 매체 및 파일을 사용하기 전에 반드시 바이러스 감염 여부를 확인합니다. 바이러스 감염을 인지하였을 경우 PC의 네트워크 케이블을 분리한 후, 즉시 회사 담당자에게 신고하여 내부 네트워크로의 확산을 방지합니다.
 

3. 전자메일

업무 처리를 위하여 회사 정보자산의 외부 발송 시 회사 메일 또는 소속사 내 공식 메일을 통해 발송합니다. 중요한 정보를 보낼 때에는 패스워드를 설정하여 발송하고, 전자메일 시스템은 업무적인 목적을 위해서만 사용합니다.
 

4. 이동식 저장매체 보안

이동식 저장매체는 용량이 크고, 가격은 저렴하여 오늘날 주변에서 가장 편리하게 사용할 수 있는 저장매체가 되었습니다. 그렇지만 한편으로는 크기가 작고, 잃어버리기 쉽기 때문에 심각한 위험요소가 될 수 있습니다.
 
이동식 저장매체를 중요업무보관용으로 사용하는 것은 자제해야 하지만, 업무상 필요한 경우 이동식 저장매체 자동실행 기능을 해지하고, 바이러스 및 악성코드를 사전에 자동적으로 검사될 수 있도록 해야 합니다. 
 

5. 프린터 및 복사기 사용

출력되는 문서는 입회하여 즉시 회수함으로써 출력물을 타인이 가져가지 못하게 해야 하며, 프린터 주위에 출력물이 방치되도록 해서는 안 됩니다. 또한 중요정보가 출력된 출력물은 이면지로 사용하여서는 안 되며, 중요정보가 출력된 출력물을 폐기할 경우에는 반드시 파쇄기를 이용합니다.
 
복사기를 사용할 경우, 원칙적으로 문서 생성자가 직접 복사해야 하며, 원본 문서는 즉시 회수 하도록 해야 합니다. 기밀문서의 경우 회사 담당자의 허가 받지 않은 복사를 금하며, 부득이 한 경우 필요한 부수만큼 복사를 하고, 문서 원본 및 복사본이 복사기에 남겨져 있지 않도록 합니다.
 

7. FAX사용

원칙적으로 문서 생성자 본인 스스로 FAX를 전송하며, 전송되는 원본 문서는 즉시 회수합니다. 또한 문서의 FAX 전송 후 반드시 전화 등을 통해 수신인에게 전송을 즉시 알려서 수신을 확인하고, 요청자의 신분 확인 없이는 어떠한 FAX도 전송하거나, 제 3자에게 중계해서는 안 됩니다.
 

ㅣ고객의 개인정보를 지킬 수 있는 방법

① 고객정보 수집 시 제 3자 제공 동의 여부는 고객이 선택적으로 입력할 수 있도록 해야 한다.
② 개인정보가 들어간 파일은 무조건 암호화 해야 하며 침입차단시스템을 설치하여 악용되지 않도록 보관한다.
③ 개인정보 보관 기간이 끝나는 시점을 잘 체크해 두어 기간 내 폐기하도록 해야 한다. 정보통신망법에 따르면 최근 1년간 서비스 이용 이력이 없는 회원 정보는 즉시 파기하거나 다른 이용자의 개인정보와 분리하여 별도로 저장, 관리하여야 하고, 이를 이용하거나 제공해서는 안 된다. 
④ 이벤트나 홍보를 진행할 때 개인정보를 어떻게 사용하는지 반드시 표기하고 고객에게 이를 전달해야 한다.

ㅣ회사와 고객의 정보는 물론, 나의 정보도 지키는 방법!

① 비밀번호 제대로 설정하고 관리하기

: 컴퓨터 계정 비밀번호를 비롯하여 메일설정 및 모든 사이트 회원가입 시 영문, 숫자, 특수기호를 조합하여 8자리 이상으로 설정해야 합니다. 내가 아닌 다른 사람은 절대 알 수 없는 비밀번호를 설정하고 혹시 알 수 있더라도 풀어내는데 시간이 걸리는 길고 복잡한 패스워드를 사용해야 합니다. 또한 특정 자판 숫자가 지워지거나 들어가 있는 등의 흔적이 남을 수 있으니 수시로 비밀번호를 바꾸어 주어야 합니다.

② 약관 무조건 동의하지 않기
: 약관은 계약을 체결하기 위하여 일정한 형식에 의하여 미리 마련한 계약의 내용을 의미합니다. 거의 대부분의 사람들은 온라인이나 오프라인에서 가입을 할 때, 절차가 복잡하다는 이유로 약관을 제대로 확인하지 않고 무조건 동의를 하지만, 가입 혹은 계약을 하기 위해 상대 쪽에서 먼저 제시하는 ‘약관’은 일정한 형식에 의해 ‘미리’ 마련한 것이기 때문에 나의 개인정보가 다른 곳으로 흘러가지는 않는지, 나에게 불리한 약관내용은 없는지 꼼꼼하게 읽어보아야 합니다.
 
③ I-PIN 유용하게 사용하기
: 아이핀(I-PIN)은 인터넷상 개인식별번호(Internet Personal Identification Number)로 온라인 에서 본인확인을 할 수 있는 수단 중의 하나입니다. 아이핀은 주민번호를 제공하지 않으면서 나를 확인시킬 수 있는 방법이기 때문에 개인정보보호에 큰 도움이 됩니다.
 
④ 개인정보를 보호할 수 있는 물건 사용하기
- 개인정보유출방지 스탬프 (영수증과 고지서, 택배 운송장에 적힌 개인정보에 잉크를 덮는 제품)
- 정보보호 필름(노트북의 좌우, 위아래에서는 화면이 보이지 않고, 노트북을 쓰는 사람에게만 보이는 보안필름)
- 보안정보 스티커 (부착 후 제거 시 마찰에 의해 피착면에 이물질이 남는 스티커)

잡코리아 좋은일 연구소 ㅣ 이상겸 인턴 y_cando@

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