업무의 능률을 높이는 효과적인 메모법

업무량이 많아지다 보면 놓치는 일이 생기기 마련이다. 상황별, 종류별로 알아두어야 할 구체적인 메모 기술을 가진다면 생활 습관에서도 유용해진다. 메모는 습관과도 같다. 각자에 맞는 메모 방식을 찾아 업무의 능률을 높이자.

메모는 한 곳에
용별로 나누기보다는 한 곳에 몰아서 메모하는게 좋다. 노트를 여러 권 쓰면 갖고 다니게도 불편하고, 필요한 내용을 찾거나 분류하는데 많은 시간을 할애해야 한다. 끈기 없는 사람은 노트를 사용하다가 중간에 포기하기도 한다. 서로 다른 종류의 정보가 뒤섞여 있더라도 생각이 충돌해 창의적인 아이디어를 떠올리는데 도움이 된다. 단 메모할때는 반드시 날짜를 기입한다. 대략 언제쯤 쓴 내용인지만 파악되면 내용을 쉽게 찾을 수 있기 때문이다.

메모 그리고 정리, 또 정리
회의 자료를 나눠주는게 아니라면 보통은 회의 내용을 수기하는 수 밖에 없다. 회의가 끝난 후에 써둔 내용을 보면서 중요 부분을 형광펜이나 눈에 띄는 색펜으로 강조 표시를 한다. 시험을 대비해 밑줄 긋고 중요 표시를 해두는 것과 같은 이치다. 상사의 짤막한 지시를 적을 때는 보통 포스트잇이나 한 손에 들어오는 작은 노트를 사용한다. 그때 적은 메모는 개인 노트에 시간 순서대로 붙인다. 이렇게 하면 포스트잇에 한 메모를 다시 봐야 할 때 빨리 찾을 수 있기 때문이다.

날짜별, 시간대별로 기록
출근하자마자 노트에 오늘 해야 할 일을 시간대별로 정리해두면 시간을 보다 효율적으로 사용할 수 있다. 이를테면 1. 출근~10시까지 회의 준비, 2. 점심 시간까지 거래처에 보낼 보고서 작성처럼 시간을 잘게 쪼갠다. 스스로 데드라인을 정해놓으면, 일을 미루거나 스케줄을 어길 일이 없다. 업무 중요도에 따라 우선 순위를 색깔을 다리해 메모한다. 일을 완수하면 펜으로 줄을 그어 지운다. 메모할 때 펜 색깔은 2~3개 정도로 정한다. 너무 많은 색의 펜을 이용하면 번잡해 보이기만 할 뿐이다.

공사 구분
공사다망한 사람이라면 회사에 두고 쓰는 스케줄러에는 업무 관련된 기록을 적고, 개인적으로 들고 다니는 스마트폰이나 다이어리에는 친구들과의 약속을 정리한다. 개인 스케줄용 노트는 늘 가방이나 몸에 지니고 다니는 것으로 한다. 기억력만 믿고 있다가 회식 날짜와 10년 지기 모임 날짜가 겹쳐 곤란한 상황이 생기는 걸 미연에 방지하기 위해서다. 회사에서 쓰는 스케줄러는 최대한 공간이 널찍한 것으로 쓴다. 스케줄이 추가되거나 새로운 아이디어가 떠오를 때 메모를 추가하기 편리하기 때문이다.

지난 메모 다시 보기
성향에 따라 메모해둔 노트를 몇 년 동안 모아두는 사람이 있고, 기간을 정해 그때그때 버리는 사람이 있다. 보관을 하든, 버리든 상관없이 일단 다 쓴 노트는 한번 더 훑어본다. 시간이 지나서 필요할 내용이면 새로운 노트에 옮겨 적거나 따로 시간을 내 노트 내용 전체를 스캔해 파일로 저장한다. 혹은 스마트폰으로 사진을 찍어둔다. 파일로 저장한 메모는 기간별로 폴더를 나누어 정리해 USB나 외장하드, 클라우드 서비스를 이용해 저장한다.

효과 2배 독서법
아무리 열심히 독서를 해도 책 내용을 기억 못하면 쓸모가 없다. 책을 오래도록 기억하려면 좋은 문구를 따로 노트에 적는다. 메모한 글귀에 대해 자신의 생각을 적어도 좋다. 혹은 책에 대한 총평을 짤막하게 라도 메모하면 책을 보며 '내가 이 책을 읽었던가?'하며 갸우뚱거릴 일도 없다. 책을 읽은 기간까지 적어두면 내가 한 달 또는 1년에 책을 어느 정도 읽는지 한 눈에 볼 수도 있다. 노트에 필기한 내용을 블로그나 SNS에 한 번 더 적으면 생각을 더 명확하게 정리하게 된다.

김민지 kmj213@

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